Backoffice, das einfach läuft.

So läuft die Zusammenarbeit ab

1. 1.

   Bedarf und Aufgaben klären

   Wir besprechen, welche administrativen Arbeiten Sie abgeben möchten und welche bei Ihnen bleiben. Dabei erfassen wir Umfang, Termine und bestehende Abläufe.

2. 2.

   Zusammenarbeit vereinbaren

   Wir legen Leistungsumfang, Vergütung, Ansprechpersonen und Freigaberegeln fest. Für Zahlungen, Rechnungen und vertrauliche Korrespondenz bestimmen wir klare Zuständigkeiten.

3. 3.

   Unterlagen und Zugänge einrichten

   Sie stellen die benötigten Belege, Vorlagen, Vertragsunterlagen und Kontaktdaten bereit. Gemeinsam vereinbaren wir geeignete Übermittlungswege und richten ausschliesslich die erforderlichen Zugriffsrechte ein.

4. 4.

   Laufende Administration bearbeiten

   Wir bearbeiten die vereinbarten Aufgaben, bereiten Zahlungen vor und erstellen Rechnungen sowie Korrespondenz nach Ihren Vorgaben. Fehlende Angaben und notwendige Freigaben holen wir bei Ihnen ein.

5. 5.

   Offene Punkte und Termine überprüfen

   In vereinbarten Abständen besprechen wir offene Rechnungen, anstehende Vertragstermine und unerledigte Aufgaben. Wenn sich Ihr Bedarf verändert, passen wir den Umfang der Zusammenarbeit gemeinsam an.

Häufige Fragen

Welche Backoffice-Aufgaben kann ich auslagern?

Sie können einzelne Aufgaben oder wiederkehrende administrative Abläufe abgeben: etwa Zahlungsvorbereitung, Rechnungsstellung, Vertragsablage, Terminüberwachung und Geschäftskorrespondenz. Für KMU und Selbstständige im Kanton Zürich stimmen wir die Arbeiten mit Ihrer bestehenden Buchhaltung ab. Bei Privatpersonen legen wir fest, welche Rechnungen, Unterlagen und Schreiben bearbeitet werden sollen. Entscheidungen und Freigaben bleiben gemäss Vereinbarung bei Ihnen.

Wie wird der Zahlungsverkehr organisiert?

Wir vereinbaren, wer Rechnungen prüft, Zahlungen vorbereitet und diese im E-Banking freigibt. Eine mögliche Aufteilung ist, dass wir Zahlungsvorschläge erfassen und Sie die abschliessende Freigabe bei Ihrer Schweizer Bank erteilen. Zugriffsrechte werden auf die benötigten Funktionen begrenzt. Unklare Belege, abweichende Bankverbindungen oder fehlende Angaben klären wir vor der weiteren Bearbeitung mit Ihnen.

Berücksichtigen Sie die Schweizer MWST bei der Rechnungsstellung?

Bei der Rechnungsstellung berücksichtigen wir Ihren MWST-Status und die für den jeweiligen Umsatz geltende Behandlung. Bei MWST-pflichtigen Leistungen achten wir insbesondere auf die erforderlichen Rechnungsangaben gemäss MWSTG. Dafür benötigen wir unter anderem Ihre Unternehmensdaten, gegebenenfalls die MWST-Nummer sowie Leistungsbeschreibung und Leistungszeitraum. Unklare Sachverhalte, etwa bei Auslandleistungen, werden vor dem Rechnungsversand mit der zuständigen Fachperson geklärt.

Was umfasst die Unterstützung im Vertragswesen?

Die administrative Unterstützung umfasst das Ordnen von Verträgen, das Erfassen vereinbarter Laufzeiten und Kündigungstermine sowie das Vorbereiten von Schreiben nach Ihren Vorgaben. Welche Fristen gelten, ergibt sich aus dem jeweiligen Vertrag und den anwendbaren gesetzlichen Bestimmungen, etwa dem OR. Eine administrative Fristenübersicht ersetzt keine rechtliche Prüfung. Bei unklaren Klauseln oder Streitigkeiten sollte eine juristische Fachperson beigezogen werden.

Wie starten wir die Zusammenarbeit und welche Kosten entstehen?

Zum Start klären wir Aufgabenmenge, Bearbeitungsrhythmus, eingesetzte Systeme und Freigaben. Daraus vereinbaren wir den Leistungsumfang und die Vergütung; der Preisrahmen beträgt CHF [PREISRAHMEN]. Für die Abstimmung steht unser Büro an der Fracht West 1, 8058 Zürich, zur Verfügung. Ob Sie im Zürcher Unterland, im übrigen Kanton Zürich oder anderswo in der Schweiz tätig sind: Den Unterlagenaustausch legen wir gemeinsam fest.